Henkilötietojen käsittelyä koskeva informointiasiakirja | Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 art.13-14

REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ

Seura: Nokian Voimisteluseura Ry
Y-tunnus: 2548562-2
Osoite: Kaakkurintie 12, 37150 Nokia
Sähköposti: toimisto@nokianvoimisteluseura.fi
Yhteyshenkilön sähköposti: toimisto@nokianvoimisteluseura.fi. Seuran puheenjohtaja Anni Hakala.

JÄSEN-, LUOTTAMUSHENKILÖ-, JA YHTEISTYÖKUMPPANIREKISTERI / MARKKINOINTIREKISTERI

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Nokian Voimisteluseura ry:n järjestämiin ryhmiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalla myös henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun suoramarkkinointi.

Henkilötietojen käsittely perustuu:
1) Nokian Voimisteluseura ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
2) Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.
4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.

Käsiteltävät henkilötiedot: Mitä henkilötietoja keräätte?
Rekisterissä käsitellään Nokian Voimisteluseura ry:n jäsenten, luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Etu- ja sukunimi
• Osoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Syntymäaika
• Sukupuoli
• Osallistumistiedot
• Kuvauslupa
• Jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta

Tapahtumaosallistumisten yhteydessä kerättävät tiedot:

• Ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliot (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys)

Tapahtumaosallistumisiin liittyvät lisätiedot poistetaan tapahtumien jälkeen.

Kilparyhmäläisten testit:

• fyysistä kuntoa mittaavista testeistä kerätään tietoa urheilijan kehitystä seurataksemme

Säännönmukaiset tietolähteet: Mistä tiedot ovat peräisin?
Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyltä itseltään ja osallistujilta itseltään.

HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN JA TIETOTURVA

Miten tiedot on suojattu?
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Hoikan ylläpitämään järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työ- tai luottamustehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Lasten ja nuorten ryhmien ohjaajilla on osallistujien tiedot käytössään myös paperisena. Paperille tulostettuja käsitellään huolellisesti ja ne hävitetään kauden päätyttyä. Kilparyhmien testitulokset tallennetaan digitalisesti ja säilytetään salasanan takana.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen lasten ryhmien sijaisille, koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille.

Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä.

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika
Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Nokian voimisteluseuran  jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.

Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu);
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Nokian voimisteluseuran ry:n oikeutettu etu;
– saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.  Nokian voimisteluseura ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Nokian voimisteluseura ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot
Yhdistyksen (Nokian voimisteluseura ry) jäsenten osalta yhdistyslain (1989/503) edellyttämät tiedot (nimi, kotipaikkakunta).

Sopimussuhteissa olevat tahot
Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu).

Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).

Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen).

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta
Sopimusta ei voida toteuttaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista.

Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: toimisto@nokianvoimisteluseura.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: Nokian Voimisteluseura ry, Kaakkurintie 12, 37150 Nokia.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 2.12.2022.